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Viele Abteilungen, unterschiedliche Aufgaben, gewachsene Geräteflotte: Wie Petric für den Landesfeuerwehrverband Steiermark in Lebring eine betreute Druckumgebung mit Xerox, Epson und lokalem Service konzipierte und umsetzte.
Petric GmbH
✓Executive Summary
Der Landesfeuerwehrverband Steiermark in Lebring arbeitete mit einer über Jahre gewachsenen Druckumgebung aus Xerox-, Canon- und HP-Systemen. Petric hat den Standort Raum für Raum analysiert, die Geräte nach ihren tatsächlichen Aufgaben neu geplant und eine betreute Managed-Print-Lösung mit Xerox, Epson und lokalem Service umgesetzt.
Die vollständige Case Study
Im Landesfeuerwehrverband Steiermark in Lebring ist Drucken kein einheitlicher Büroprozess. Im Sekretariat entstehen alltägliche Unterlagen, im Kursbüro Bescheinigungen, in der Mediathek umfangreiche Druckprodukte. Auch Einsatzleitung, Werkstätten und Fachabteilungen brauchen Geräte, die zu ihren jeweiligen Aufgaben passen. Über Jahre war dafür eine heterogene Landschaft aus Xerox-, Canon- und HP-Systemen gewachsen. Petric sollte daraus eine verlässlich betreute und besser planbare Druckumgebung machen.
Die Bestandsaufnahme führte Petric Raum für Raum durch. Sie zeigte, dass ein pauschaler Gerätetausch zu kurz greifen würde: Im Kursbüro ließen sich bestimmte Bescheinigungen mit dem bisherigen System nicht wie benötigt drucken. Für die Mediathek waren Broschürenfunktionen, Lochen und eine passende Weiterverarbeitung wichtig. An anderer Stelle mussten Etiketten gedruckt werden; in einem Büro begrenzte der verfügbare Platz die Auswahl des Geräts. Neben zentralen Multifunktionssystemen standen kleinere Drucker in Sekretariaten und Fachbüros.
Hinzu kam der Aufwand im laufenden Betrieb. Ältere Systeme verursachten mehr Wartungsbedarf, Verbrauchsmaterial musste für unterschiedliche Geräte organisiert werden, und bei Störungen brauchten die Teams einen klaren Ansprechpartner. In der Angebotsanalyse wurden für den betrachteten Gerätebestand rund 69.000 Druckseiten pro Monat erfasst. Bei diesem Volumen wirken sich Ausfälle, manuelle Nachbestellungen und unklare Zuständigkeiten unmittelbar auf den Arbeitsalltag aus.
Petric ordnete die Anforderungen nach Einsatzort und Druckaufgabe. Welche Abteilung braucht Farbe? Wo ist A3 erforderlich? Welche Arbeitsplätze benötigen einen Finisher, welche nur ein kompaktes Multifunktionsgerät? Und welche vorhandenen Systeme können sinnvoll weiterverwendet werden? Aus diesen Fragen entstand ein Rollout-Plan für die Umstellung statt einer bloßen Liste neuer Drucker.
Die umgesetzte Lösung verbindet Xerox-Systeme an den zentralen Druckpunkten mit Epson-Geräten für geeignete Büroanwendungen. Für die Mediathek sah das Konzept eine Xerox Versant 280 mit Fiery und Weiterverarbeitung vor. An anderen Stellen waren AltaLink-Systeme sowie die Weiterverwendung und Neuverteilung vorhandener Geräte vorgesehen. Epson-Farbmultifunktionsgeräte ergänzen die Ausstattung an ausgewählten Arbeitsplätzen. So richtet sich die Technik nach der Aufgabe im jeweiligen Raum.
Zu Managed Print gehört hier mehr als Hardware. Petric übernimmt als lokaler Partner die Betreuung der Druckumgebung: Geräte werden über den eigenen First-Level-Support überwacht, Störungen können zentral aufgenommen werden, und Verbrauchsmaterial wird bedarfsgerecht bereitgestellt. Wartung, Reparaturen und Ersatzteile wurden im Servicekonzept gemeinsam mit der Geräteversorgung betrachtet. Für die Mitarbeitenden bedeutet das vor allem einen klaren Weg, wenn etwas nicht funktioniert oder Material benötigt wird.
Die Einführung wurde ebenfalls als Serviceaufgabe geplant. Dazu gehören die Deinstallation alter Systeme, Transport und Netzwerkinstallation, die Einrichtung der neuen Geräte sowie eine abgestimmte Umstellung je Bereich. So kann ein Kursbüro anders vorbereitet werden als eine Werkstatt oder die Mediathek. Ein individuell geplanter Rollout hilft, den Wechsel in den laufenden Betrieb einzupassen.
Bei der Auswahl spielten neben Druckqualität und Funktionen auch laufende Kosten und Stromverbrauch eine Rolle. Der damalige Angebotsvergleich stellte für die vorgeschlagene Gesamtlösung rund 4,2 Prozent niedrigere monatliche Kosten in Aussicht. Für bestimmte Geräte und Nutzungsszenarien wurde ein um bis zu 72 Prozent geringerer Stromverbrauch kalkuliert. Das sind Werte aus der Planung, keine nachträglich gemessenen Betriebsergebnisse.
Ein Teil des Konzepts nutzt Epsons Heat-Free-Tintenstrahltechnologie. Sie kommt beim Druck ohne das Aufheizen einer Fixiereinheit aus und kann so in geeigneten Einsatzbereichen den Energiebedarf senken. Entscheidend war dabei nicht ein einzelner Kennwert, sondern die Kombination aus passender Geräteauswahl, Weiterverwendung vorhandener Systeme und einem Service, der Ausfälle und unnötige Wege reduziert.
Aus vielen einzelnen Druckplätzen wurde eine betreute Lösung mit definierten Aufgaben für jedes Gerät und einem lokalen Ansprechpartner für den Betrieb. Der Landesfeuerwehrverband kann damit zentrale Druckaufgaben und alltägliche Büroanwendungen in einer gemeinsamen Service-Struktur abdecken. Für Petric zeigt das Projekt, was ein gutes Managed-Print-Konzept leisten muss: vor Ort genau hinsehen, technische Sonderfälle ernst nehmen und die Betreuung nach der Installation mitdenken.
