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Von der Rezeption bis zum Marketing: Petric hat die Druckumgebung der Therme Loipersdorf mit Xerox, Epson, YSoft SafeQ6 und ChronoScan auf die Aufgaben der einzelnen Teams abgestimmt.
Petric GmbH
✓Executive Summary
Die Therme Loipersdorf nutzte in Therme, Schaffelbad, Congress und Hotel Sonnreich Geräte verschiedener Hersteller mit unterschiedlichen Verträgen und ohne gemeinsames Printmanagement. Petric hat die Arbeitsplätze vor Ort untersucht und eine zusammenhängend betreute Druck- und Dokumentenumgebung mit Xerox, Epson, YSoft SafeQ6 und ChronoScan umgesetzt.
Die vollständige Case Study
An der Hauptkasse muss ein Dokument schnell verfügbar sein. Im Marketing entstehen Plakate und aufwendig produzierte Drucksachen. Das Hotel braucht zuverlässige Geräte für Reservierung, Backoffice und Verwaltung. Was auf den ersten Blick wie ein gemeinsames Druckthema aussieht, verteilt sich in der Therme Loipersdorf auf sehr unterschiedliche Arbeitsplätze und Abläufe. Petric hat diese Landschaft gemeinsam mit den Verantwortlichen vor Ort untersucht und daraus eine neue Managed-Print-Lösung entwickelt und umgesetzt.
Die Begehung führte durch Therme, Schaffelbad, Congress und Hotel Sonnreich. In den Bereichen standen A4- und A3-Systeme verschiedener Hersteller, darunter Xerox-, HP-, Canon- und Brother-Geräte. Einige waren älter, andere für ihren Platz oder ihre Aufgabe nicht ideal. Dazu kamen ein Großformatplotter im Marketing und eine Produktionsdruckmaschine für anspruchsvollere Druckprodukte. Allein die Angebotsanalyse erfasste rund 24.000 gedruckte Seiten pro Monat.
Mit der gewachsenen Geräteflotte waren unterschiedliche Vertragslaufzeiten und Folgedruckpreise entstanden. Für manche A4-Systeme und den Plotter fehlte ein einheitlicher Kostenüberblick; eine gemeinsame Printmanagement-Lösung gab es nicht. Verbrauchsmaterial, Wartung und Störungen mussten über mehrere Gerätetypen hinweg organisiert werden. Das Ziel war daher nicht einfach, alte Drucker durch neue zu ersetzen. Die Therme brauchte eine Lösung, die auch die Betreuung und die Dokumentenprozesse zusammenführt.
Für Petric begann die Arbeit mit der Frage, was an jedem Standort tatsächlich gedruckt, kopiert oder gescannt wird. Im Marketing zählen Farbqualität, Produktionsdruck und die Weiterverarbeitung von Materialien. Der Plotter wird für großformatige Plakate bis A0 genutzt. An Hauptkasse und Gäste-Servicecenter sind andere Eigenschaften wichtig als in der Technik oder im Hotel. In Personal- und Verwaltungsbüros spielen wiederum interne Unterlagen und der passende Platzbedarf eine Rolle.
Diese Unterschiede sind in der Bestandsaufnahme konkret dokumentiert: Ein Drucker an der Rezeption stand unter dem Schreibtisch, beim Küchenchef im Hotel waren die zulässigen Gerätemaße begrenzt, und in einzelnen Bereichen musste A3 weiterhin möglich sein. Petric plante deshalb nicht ein Modell für alle, sondern eine Ausstattung nach Einsatzort, Volumen und Funktion.
Die neue Druckumgebung kombiniert Xerox-Systeme für zentrale A3- und Produktionsaufgaben mit Epson-Geräten an vielen A4-Arbeitsplätzen. Im Marketing bildet eine Xerox PrimeLink C9265 mit Fiery-Workflow den Schwerpunkt für anspruchsvolle Drucksachen. Die vorhandene PrimeLink C9065 wurde weiterverwendet und für einen anderen Bereich vorgesehen. Weitere Xerox AltaLink-Systeme decken Aufgaben mit A3- und Finisher-Bedarf ab.
Für Kasse, Gäste-Service, Büros und weitere Arbeitsplätze wurden passende Epson-Systeme gewählt, darunter WorkForce- und EcoTank-Modelle. Ein Epson SureColor-Multifunktionsplotter übernimmt die großformatigen Anwendungen im Marketing. Die technische Auswahl berücksichtigt damit sowohl stark genutzte Druckpunkte als auch kompakte Geräte für einzelne Teams. Insgesamt umfasste das ausgearbeitete Konzept 29 Systeme beziehungsweise weiterverwendete Gerätepositionen.
Zur Hardware kommt YSoft SafeQ6 hinzu. Die Lösung führt Druckmanagement und Reporting zusammen, sodass die Nutzung der Geräte über Bereiche hinweg nachvollziehbar wird. Für die Therme schließt das eine Lücke der bisherigen Umgebung: Statt Kosten und Druckvolumen aus einzelnen Geräten und Verträgen zusammensuchen zu müssen, gibt es eine gemeinsame Grundlage für Auswertung und Steuerung. Welche Funktionen an welchem Arbeitsplatz genutzt werden, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen.
Auch die laufende Betreuung wurde vereinheitlicht. Petric ist der lokale Ansprechpartner für Geräte, Verbrauchsmaterial und First-Level-Support. Die Systeme werden aktiv beobachtet, Nachschub kann proaktiv organisiert werden, und Störungen laufen über einen klaren Serviceweg. Das entlastet Teams, die sich im Alltag um Gäste, Hotelbetrieb oder Marketing kümmern sollen statt um Tonerstände und einzelne Wartungskontakte.
Ein eigener Teil des Projekts betrifft eingehende Unterlagen. Mit ChronoScan lassen sich Dokumente erfassen, Informationen auslesen und Barcodes erkennen. Die Daten können anschließend strukturiert für weitere Prozesse bereitgestellt werden. Besonders bei Gewinnspielkarten schafft das die Grundlage, wiederkehrende manuelle Schritte zu reduzieren. Für diesen Anwendungsfall wurde eine individuelle Programmierung samt Software-Support in das Konzept aufgenommen.
Im Marketing ergänzen Fiery-Schulungen und laufendes Training am Xerox-System die technische Einführung. Denn ein Produktionsdrucksystem entfaltet seinen Nutzen erst dann, wenn die Mitarbeitenden Farbmanagement, Druckvorbereitung und Weiterverarbeitung sicher in ihre Abläufe einbinden können. Petric begleitete deshalb neben der Installation auch die praktische Nutzung.
Die Therme verfügt nun über eine zusammenhängend betreute Druck- und Dokumentenumgebung: passende Geräte für unterschiedliche Arbeitsplätze, einheitlicheres Printmanagement, geregelte Versorgung mit Verbrauchsmaterial und Unterstützung durch einen lokalen Partner. Die Weiterverwendung eines vorhandenen Xerox-Systems war dabei ebenso Teil der Lösung wie neue Epson-Geräte und Software für Reporting und Dokumentenerfassung.
Der Fall zeigt, warum Managed Print nicht bei einer Geräteliste endet. Erst die genaue Begehung der Arbeitsplätze macht sichtbar, wo Format, Platz, Sicherheit, Druckqualität oder Weiterverarbeitung den Unterschied machen. Aus diesen Details entstand für die Therme Loipersdorf ein Konzept, das den Betrieb über Therme, Schaffelbad, Congress und Hotel hinweg verbindet.
